Atendimento Presencial

No atendimento presencial a equipe da recepção deve adotar uma postura acolhedora, cordial e proativa para atender as necessidades de quem chega, proporcionando uma experiência diferenciada e resolutiva.

• Postura de concierge: Uma recepção calorosa com contato visual e linguagem corporal receptiva, de preferência sempre sorridente. Orientar e acompanhar o visitante até o setor quando necessário, especialmente pais de alunos, convidados da diretoria e palestrantes;

• Credenciamento Facial: Todos os visitantes do dia devem ter seu credenciamento registrado no sistema Dimep para liberação de acesso.

• Autorização prévia: Para reuniões, eventos ou visitas técnicas, garantir que o visitante tenha sido previamente autorizado.

• Orientação de Prestadores de Serviços e Fornecedores: Garantir que sigam os procedimentos corretos de acesso e entrada na instituição pelas portarias designadas, geralmente pela Portaria 2 (P2) na Álvaro Alvim ou Portaria Lateral (PL), na unidade Joaquim Távora.

• Normas de segurança: Informar sobre áreas restritas e as regras institucionais, conforme previstas no regulamento de visitantes e política de privacidade.

ATENDIMENTO PRESENCIAL EM DIA DE MATRÍCULA

O período de matrícula é um dos momentos mais movimentados e esperados do ano, envolvendo a presença de pais, responsáveis, candidatos e setores administrativos responsáveis. O atendimento da recepção nesse contexto, precisa ser estratégico, ágil e acolhedor.

• Identificação rápida das necessidades: Saber diferenciar quem está chegando para matrícula presencial, entrega e retirada de documentos ou apenas buscar informações.

• Acompanhamento personalizado e com empatia: Receber os estudantes e familiares e orientar ou conduzi-los com cordialidade até a área de Serviços ao Estudante, oferecendo um atendimento digno de hotelaria acadêmica e esclarecendo eventuais dúvidas, direcionando aos responsáveis pela organização, caso necessário.

• Organização de fila caso necessário: Evitar aglomerações e atender com mais qualidade. Explicar o fluxo da matrícula, indicar os setores e acompanhar as pessoas até o local.

• Postura de concierge: Oferecer ajuda extra, como água, um assento para espera ou até mesmo acionar outros setores para agilizar a jornada do visitante.

• Acompanhamento personalizado: Receber os convidados, palestrantes ou familiares e organizar a fila caso necessário: Evitar aglomerações e atender com mais qualidade. Explicar o fluxo do evento, indicar os setores e acompanhar as pessoas até o local.

ATENDIMENTO PRESENCIAL EM DIA DE EVENTO

Os eventos que ocorrem na ESPM exigem que a equipe da recepção esteja preparada para orientar, acolher e apoiar os visitantes e a comunidade interna.

• Credenciamento Facial / QR Code: Realizar o credenciamento de acesso dos participantes, conforme cadastro no sistema DIMEP, facilitando o controle nas entradas e auxiliando na orientação e direcionamentos dos participantes para o local do evento.

• Checklist e entrega de pulseiras: Para alguns eventos, com expectativa de público considerável, fica, s a liberação de acesso dos convidados, mediante alinhamento prévio com time da segurança, pode ser realizada por meio da checagem de listas de presenças que devem ser enviadas com antecedência para confirmação de presença dos participantes e entrega de pulseiras de identificação.

• Postura proativa: A equipe deve se antecipar às dúvidas dos visitantes, oferecendo informações antes mesmo de serem solicitadas.

• Atenção aos imprevistos: Estar pronto para dar suporte as demais áreas de apoio técnico como audiovisual, segurança e manutenção para caso aconteça algo fora do previsto.