Achados e Perdidos  - Procedimentos Recepção

A recepção muita das vezes também atua como ponto inicial de coleta e encaminhamento de objetos perdidos nas dependências da faculdade. Neste caso, o atendimento deve seguir de forma com que garanta a rastreabilidade dos itens, preservação do material recolhido e entrega segura ao departamento responsável Achados e Perdidos.

RECEBIMENTO DO OBJETO

Sempre que um item for encontrado ou entregue por um aluno, colaborador ou visitante, a equipe da recepção deve:

• Verificar e registrar imediatamente no sistema Hubspot, no Pipeline “Achados e Perdidos”;

• Descrever o item de forma clara, incluindo:

• Tipo de objeto (ex: carteira, guarda-chuva, caderno, óculos, crachá etc.)

• Data e local aproximado em que foi encontrado (se conhecido)

• Nome de quem entregou (se aplicável)

• Armazenar o item em local seguro e de fácil acesso dentro da recepção, de forma organizada e identificada até que seja direcionado para o setor de Achados e Perdidos.

ENCAMINHAMENTO DO OBJETO CONFORME A UNIDADE

Unidade Álvaro Alvim: Após o registro no Hubspot, o item deve ser encaminhado no mesmo dia ao setor responsável por Achados e Perdidos, conforme orientação institucional. A entrega deve ser feita com discrição e cuidado, idealmente em um saco plástico transparente lacrado (quando aplicável).

Unidade Joaquim Távora: A recepção mantém os itens armazenados localmente por até 30 dias. Após esse período, os objetos que não forem retirados devem ser encaminhados ao setor de Achados e Perdidos, localizado na unidade Álvaro Alvim, para guarda.

Em ambos os casos, a devolução de um item a um possível dono também deve ser devidamente registrada no Hubspot, por dentro do ticket de registro do objeto, informando o nome de quem retirou e a data e classificando o status como “Entregue ao dono”.

FLUXO DO PROCEDIMENTO ACHADOS E PERDIDOS

• Unidade Álvaro Alvim:

• Unidade Joaquim Távora:

BOAS PRÁTICAS NO PROCESSO DE ACHADOS E PERDIDOS

• Evitar o manuseio excessivo dos itens e armazenar em local seco, limpo e identificado;

• Sempre que possível, comunicar o setor responsável no mesmo dia sobre o item recebido;

• Evitar manter itens por tempo indeterminado na recepção, especialmente objetos pessoais sensíveis (documentos, carteiras, aparelhos eletrônicos)

• Caso seja possível a identificação do dono do objeto, o mesmo deverá ser notificado com uma mensagem de e-mail por dentro do ticket de registro.